Há uma inovadora plataforma digital portuguesa, disponível em web e mobile, que ambiciona contrariar a ideia comum de que uma candidatura a um fundo europeu é uma dor de cabeça burocrática para potenciais beneficiários. Falamos do Balcão dos Fundos, o novo ponto único de candidaturas e consulta de informação a fundos europeus – e que agrega, numa única “praça pública digital”, um ecossistema de diferentes fundos, períodos de programação e autoridades de gestão.
A iniciativa é da AD&C – Agência para o Desenvolvimento e Coesão, em cocriação com as diferentes autoridades de gestão, com o desenvolvimento da plataforma digital liderada pela Axians.
Perante a vastidão de informação e sistemas reunidos no Balcão dos Fundos, a garantia é de que os beneficiários não correm o risco de se “perder” numa candidatura a financiamento europeu, nem na gestão dos seus projetos. Uma forte aposta no front-end (UX/UI), tecnologias avançadas, uma linguagem clara (compreensível por todos e longe de jargões incompreensíveis), pesquisa inteligente e ajuda em contexto permitem uma utilização do Balcão dos Fundos muito mais simples na perspetiva do utilizador, intuitiva e rápida. A candidatura a financiamentos europeus nunca foi tão simples.
Balcão dos Fundos, a evolução tecnológica do Balcão 2020
Lançado oficialmente a 13 de julho de 2022, o Balcão dos Fundos dá continuidade ao trabalho desenvolvido no histórico Balcão 2020. Este último, de 2014, revelou-se pioneiro na ideia de criar um ponto de acesso digital aos fundos europeus, na altura para o período de programação 2014-2020 (Portugal 2020). Foi um passo essencial na digitalização desta área – mas, com o passar dos anos, as necessidades evoluíram. O Balcão 2020 tornava-se obsoleto face às possibilidades tecnológicas de ponta, à melhoria dos serviços prestados pela Administração Pública e à própria ambição da AD&C de evoluir a jornada digital do beneficiário.
“O balcão antigo já não dava uma resposta positiva às necessidades e também já tinha uma experiência de utilização e uma interface desatualizada muito pouco amigável. Decidimos não fazer um restyle do antigo, assente em tecnologia obsoleta, mas desenvolver uma plataforma nova. Foi uma decisão não só de user interface e de experiência de utilização, mas de possibilitar um conjunto de novas funcionalidades. Até porque é diferente evoluir sobre uma plataforma moderna e com frameworks recentes do que estar a trabalhar sobre algo mais obsoleto”, explica Carlos Santos, manager na Axians e responsável por este projeto.
Do lado da AD&C, a visão é a de agilizar, ao máximo, a experiência do utilizador e o ecossistema de fundos europeus partilhado pelas várias entidades. “Queremos simplificar a vida do cidadão a partir uma única porta de acesso. Queremos um espaço onde tudo acontece, uma “praça pública”, uma Ágora dos fundos. […] A evolução para o Balcão dos Fundos é uma evolução natural em termos de funcionalidades, em interoperabilidade e numa lógica de inovação”, resume Patrícia Borges, vogal do Conselho Diretivo da AD&C.
Triângulo de inovação: escalabilidade, interoperabilidade, usabilidade
A aproximação de um novo período de programação de fundos comunitários 2021-2027 (Portugal 2030), foi a janela de oportunidade para implementar esta estrutura digital inovadora, já com um racional de desenvolvimento diferenciado: em vez de uma plataforma alocada exclusivamente a um único período de programação, o novo Balcão dos Fundos está pensado de raiz para ganhar escala e ser multifundo. Ou seja, ao longo do tempo, a estrutura permitirá integrar qualquer fundo comunitário de qualquer período de programação, além do horizonte temporal do Portugal 2030. Uma flexibilidade que serve a visão da AD&C para o projeto e dá segurança da evolução do Balcão na resposta a futuras necessidades.
Desenvolvido inicialmenteem .NET Core, e com uma transição para uma versão em Outsystems, o Balcão dos Fundos traz novas funcionalidades nas candidaturas a financiamento comunitário. Entre as novidades, a plataforma dispõe agora de um motor de pesquisa inteligente, que simplifica a navegação entre a vasta informação disponível, e um efetivo canal digital de comunicação entre a administração pública e os beneficiários, com um sistema de notificações. Em paralelo, surge também uma nova app do Balcão dos Fundos, pensada para dar mais mobilidade na consulta de informação e comunicação entre entidade gestora e beneficiário.
Ainda assim, o aprofundar da interoperabilidade acabou por ser o desafio central neste projeto. “O Balcão continua a ser uma plataforma de interoperabilidade para todo o ecossistema dos Fundos Comunitários, agora de uma forma mais forte porque contém mais funcionalidades do que no passado – e vai continuar a crescer. Essas funcionalidades não ficam só cingidas à AD&C, estando partilhadas com os programas operacionais”, comenta Carlos Santos.
“Praça pública digital” de encontro entre diversos fundos e entidades, a interoperabilidade do Balcão significou também que a passagem do Balcão 2020 para a nova plataforma teria de acontecer de forma suave – e sem esforços de adaptação acrescidos – para os organismos públicos e para os próprios beneficiários. A solução desenvolvida pela Axians deu resposta a esta necessidade: o ecossistema de organismos continuou a funcionar integralmente no Balcão dos Fundos, desde o dia 1 da plataforma, tal como funcionava no Balcão 2020, sem necessidade de adaptação aos diferentes sistemas. A migração foi assegurada, em pleno, pela Axians.
Do lado do beneficiário, a transição também foi imediata, com vantagens acrescidas: a aplicação do princípio “only once” dispensa que os utilizadores insiram na plataforma dados que já forneceram noutras plataformas públicas, aliviando a carga burocrática das candidaturas.
No Balcão dos Fundos, os beneficiários podem acompanhar uma candidatura aprovada anteriormente no Balcão 2020, consultar novos Avisos ou iniciar uma candidatura Portugal 2030, de forma fácil e sem necessidade de criar novos registos. O sistema tem hoje mais de 230 mil entidades, 278 mil utilizadores e 275 mil operações.
O projeto também contou com uma forte aposta em termos de usabilidade, para agilizar a experiência do utilizador numa candidatura a fundos europeus que se quer tão simples quanto possível. “Investimos muito na parte do front-end, que era algo que, antigamente, não era o foco, principalmente nos clientes públicos. É um investimento em UX/UI que torna a plataforma apelativa, de fácil interpretação e utilização”, reforça Fernando Cruz, associate manager na Axians.
Do lado da AD&C, a usabilidade é chave para os objetivos da plataforma. “O processo de candidatura torna-se mais visual, mais previsível, com ajuda em contexto, para o beneficiário se sentir apoiado no seu processo de preenchimento da candidatura, que anteriormente era complicado e longo”, destaca Wilson Lucas, responsável pela transição digital na AD&C, reforçando que “o balcão é alicerçado em plataforma de desenvolvimento rápido, que nos permite resposta adequada, em tempo útil, aos requisitos de negócio que mudam rapidamente”.
Do lançamento para o futuro, com novas funcionalidades em pipeline
A ambição do desenvolvimento do Balcão dos Fundos teve início em janeiro de 2020. Ao longo dos dois anos que se seguiram, e com evoluções pelo meio em termos de definição do próprio projeto, a plataforma contou com muitas frentes complexas e uma equipa de mais de 10 especialistas.
No lançamento formal da plataforma, dois aspetos foram prioritários: a rapidez de resposta e a estabilização da solução. Ambos os desafios foram superados com distinção e, em duas semanas, a aplicação ficou estabilizada.
A parceria entre AD&C e Axians não termina, no entanto, com a disponibilização do Balcão dos Fundos. “Continuamos a trabalhar com a AD&C para evoluir o Balcão, que vai adicionar novas funcionalidades ao longo do tempo”, explica Carlos Santos, enfatizando esta perspetiva de melhoria contínua. Além da migração recente para Outsystems, algumas das funcionalidades futuras passam pela possibilidade de troca de mensagens oficiais, pela introdução de mecanismos de machine learning que possam sugerir o melhor Aviso de candidatura (de acordo com o perfil do beneficiário). Além das melhorias na própria plataforma, está também pensado o desenvolvimento de um assistente virtual de apoio na Linha dos Fundos, serviço de atendimento aos beneficiários que foi reforçado em simultâneo com o lançamento do Balcão dos Fundos.
“Não nos faltam ideias, a nós e à Axians, para poder evoluir. Esta é uma parceria longa, onde nos desafiamos. A ideia é que a AD&C possa desafiar o parceiro e o parceiro possa desafiar a AD&C.”, afirma Patrícia Borges.
A certeza é de que o novo Balcão dos Fundos continuará sempre a desenvolver-se e a tornar mais fácil a jornada do utilizador. Para já, o projeto é uma referência nacional na área de fundos públicos, mas também uma boa prática europeia, sinalizada pela própria Comissão Europeia.