Boas práticas para as suas sessões de Video Meetings

Um fundo demasiado distrativo. Uma criança que entra a meio de uma sessão de trabalho. Um colaborador que se debate com o acesso à plataforma de colaboração.

Estas pequenas subtilezas ganham outra dimensão nas sessões de trabalho online.

Então, como conduzir e participar em reuniões produtivas em que todos os participantes se mantêm focados nos objetivos da organização? 

Cumprindo as regras de etiqueta. Respeitando um conjunto de boas práticas que elevam o potencial das soluções de colaboração.

Colocar o microfone no silêncio quando não for a sua vez de falar é uma regra de ouro. Não sair da reunião sem avisar é outra. Gravar sem autorização é pecado capital.

Descubra mais sugestões neste artigo e aumente a produtividade e eficácia das suas reuniões de trabalho.

 

Sessões de Vídeo batem recordes

Nos últimos meses, as plataformas de vídeo foram a nova contratação. Um elemento que se juntou às equipas de trabalho em todo o mundo.

A plataforma de colaboração Microsoft Teams registou um impressionante aumento de 1000% no total de reuniões, em março de 2020.  E ainda um recorde de 2,7 mil milhões de minutos num só dia. 

Outro dado interessante é também o revelado pelo CEO da Cisco, que afirma que os utilizadores passaram 5,5 mil milhões de minutos em reuniões no Webex, só nos primeiros 11 dias de março.

Nesta imensidão de minutos difíceis de converter, há histórias para contar. Umas engraçadas, outras constrangedoras e ainda episódios mais stressantes. 

Mas é importante ter em mente que o espaço digital é um ambiente profissional, onde:

  • Se partilham informações sensíveis e críticas ao negócio;
  • Chega-se a um consenso e tomam decisões rápidas, mas assertivas e informadas.

É a nova normalidade, agora e num futuro próximo.

 

Boas práticas nas Reuniões com Vídeo

Torne-se familiar da plataforma de colaboração 

Conheça a solução de videoconferência e colaboração que está a usar. Reserve algum tempo para explorar as funcionalidades que lhe podem ser úteis. Por exemplo, o chat, a partilha de ecrã ou de documentos. 

Não deixe ninguém à espera e atrase a ordem de trabalhos porque não sabe onde realizar determinada ação.

 

Verifique as configurações vídeo e áudio antes do encontro

Confirme se o hardware (microfone, auscultadores e speakers) está a funcionar, bem como a câmara de vídeo. 

Tenha em atenção que o microfone do computador capta a sua voz e todos os barulhos envolventes. Talvez seja uma boa ideia investir num headset

A maioria das soluções de colaboração permite testar estas funcionalidades antes de entrar numa reunião.

 

Mostre-se durante a sessão 

Áudio sem vídeo cria distância. Ver um colega de trabalho acrescenta um toque humano à conversa e reforça a ligação. Não é obrigatório, mas recomendável. 

Para além disso, permite ao anfitrião perceber quem está focado na conversa e os colaboradores que estão em modo “multitasking”

 

Verifique o background

Tenha em atenção o fundo. As ferramentas de colaboração permitem escolher um background virtual, mas aqui opte por um que não seja distrativo. Talvez baste ativar a funcionalidade “blur”

 

Defina uma agenda e esteja preparado/a

Priorize o que vai ser discutido na reunião. Faça um esboço dos tópicos e partilhe a agenda com os seus colaboradores. Assim, todos saberão os pontos que vão ser abordados e podem preparar a própria intervenção.

 

Economize tempo e palavras 

Seja claro e conciso quando for a sua vez de falar. Se não está à vontade em reuniões ou tem tendência a estender-se nas ideias, pratique os pontos importantes antes da reunião. 

Enquanto anfitrião, é importante definir um tempo máximo para a sessão e cumprir com rigor este limite. 

 

Seja pontual 

Entre na reunião alguns minutos antes do seu início. Garante assim que não deixa os colegas à espera, passa uma imagem profissional e não perde informações e conteúdo importante – para o seu trabalho e das suas equipas.  

A pontualidade evita também que se comece conversas paralelas enquanto se aguarda a entrada das outras pessoas. Torna-se mais difícil redirecionar o foco. 

 

Defina um líder

Mantenha a mesma estrutura das reuniões presenciais. Se tem um líder que marca e agenda reuniões, deve continuar a ser a mesma pessoa. Sobretudo, com experiência em moderação.

 

Apresente-se a si e aos participantes

Enquanto anfitrião e quando há colaboradores de outros departamentos ou parceiros de negócio, apresente todas as pessoas de forma breve.

Enquanto participante, quando for para falar, diga o seu nome, departamento a que pertence e o que pretende com a intervenção. É esclarecer uma dúvida ou acrescentar algum ponto à discussão? 

 

O que deve evitar nas Reuniões de Trabalho Online?

O silêncio nem sempre é de ouro 

Não se esqueça de desligar o “mute” quando quiser falar. Caso contrário, os participantes só veem e não ouvem. Pode ser constrangedor. Participe nas reuniões com intervenções relevantes. Caso contrário, esquecem-se de si ou pode passar a imagem de má preparação ou desinteresse.

 

Não interrompa e fale por cima dos outros

Ser invasivo pode criar entropia. Mas não abdique de participar e esclarecer as dúvidas. Use a função de chat para fazer perguntas sobre o conteúdo que está a ser apresentado ou discutido durante a reunião.

 

Evite distrações

Escolha um local calmo e desligue todas as notificações. Desde o WhatsApp, redes sociais, até mesmo emails de trabalho.

 

Invista numa Solução de Colaboração que melhore a vida das pessoas

Como qualquer outra tecnologia, as soluções de colaboração são neutras. É o uso que se dá às mesmas que permite tirar o máximo potencial deste tipo de software.

Se procura uma ferramenta de colaboração que mantenha as equipas ligadas, produtivas e envolvidas, a Axians oferece soluções de meetings com eficácia comprovada.

Beneficie de uma ferramenta de videoconferência simples com suporte para partilha de ecrã, salas de reunião virtuais privadas e personalizadas, com elevado nível de proteção.

 

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Sobre o Autor:

José Arada – Collaboration Lead Architect na Axians Portugal

  • Especializado na Indústria de Tecnologias de Informação desde 2005
  • Licenciado em Engenharia Eletrónica e Telecomunicações
  • Certificado em várias tecnologias, incluindo Cisco Certified Internetwork Expert Collaboration (CCIE)