Gestão de Equipas Virtuais: Como otimizar o Trabalho Remoto nas Organizações?

Com a pandemia de Covid-19, o trabalho remoto tornou-se uma tendência global.

No entanto, o trabalho remoto e a gestão das equipas virtualmente envolvem muito mais do que uma simples transição do espaço físico onde é desenvolvida a atividade profissional para o digital.

Hoje, percebe-se que o trabalho remoto exige um conjunto de adaptações à “nova normalidade” imposta pela pandemia. Cabe aos colaboradores e, principalmente, às empresas compreender a importância destes ajustes e executá-los o mais rapidamente possível, para que se mantenham os níveis de desempenho e produtividade no atual contexto laboral.

 

Como garantir a Gestão de Equipas Virtuais no “novo normal”?

Por força das circunstâncias e das medidas impostas pelas autoridades de saúde, muitos colaboradores e decisores das empresas tiveram de se adaptar a uma nova realidade: o trabalho remoto.

Do ponto de vista das organizações, pretende-se manter a lógica do trabalho em equipa, mas, na maioria dos casos, houve falhas na implementação deste novo modelo.

Os colaboradores passaram simplesmente a trabalhar remotamente de modo individual, sem ferramentas tecnológicas adequadas e sem uma cultura de colaboração. O elo de ligação entre a empresa e os colaboradores foi quebrado porque não foi promovido o conceito de “Equipas Virtuais”.

Sempre que os colaboradores desenvolvem as suas atividades em trabalho remoto deixam de estar tão envolvidos com a empresa sendo visível uma diminuição significativa no rendimento e na sua motivação.

A questão a que deve responder é: Com a implementação do trabalho remoto na sua empresa, conseguiu manter uma equipa de trabalho ou ficou apenas com um conjunto de colaboradores em teletrabalho?

 

Desafios do Trabalho Remoto

Após uma fase inicial de adaptação, no que diz respeito à gestão de Equipas Virtuais, as empresas conseguem atualmente identificar os principais desafios do trabalho remoto:

  • Conseguir uma gestão remota eficaz das equipas de trabalho;
  • Tirar o máximo partido das tecnologias associadas ao trabalho remoto;
  • Ultrapassar entraves comportamentais.

Criar e gerir equipas digitalmente é muito mais do que transferir um conjunto de trabalhadores para casa e esperar passivamente por resultados.

Uma boa gestão de Equipas Virtuais significa promover a interação e a colaboração ativa entre os elementos em trabalho remoto, com vista a atingir objetivos comuns.

Só assim será possível garantir a eficácia e os resultados num modelo de trabalho remoto.

Fonte: (Hertel et al.,2005)

 

A Abordagem da Axians na Gestão de Equipas Virtuais

Ciente das exigências de adaptação do mercado ao novo modelo de trabalho remoto, a Axians desenvolveu uma metodologia própria, ajustável a diversas áreas e departamentos.

Com o objetivo claro de otimizar a gestão de Equipas Virtuais, este método aplica uma framework que permite quantificar o nível de distância virtual dentro das equipas e das organizações.

Com base nas informações recolhidas após um processo de levantamento, análise e preparação para a mudança, é criado um relatório de constatações e entregue um roadmap estratégico para orientar a organização.

Nota: É importante definir uma amostra! Para o sucesso desta abordagem é essencial definir uma amostra dentro de cada organização e focar o estudo numa área ou departamento específico. Assim, aplicando esta metodologia a um departamento de RH, por exemplo, serão traçados objetivos concretos que permitirão avaliar a distância virtual entre os seus elementos e o modo como estão, ou não, desalinhados entre si e com a própria organização.

 

Etapas da Metodologia Axians

 

O ponto de partida para conseguir uma eficaz gestão de Equipas Virtuais é conhecer a organização e perceber o seu contexto de atuação. Só depois de categorizar e compreender as implicações do trabalho remoto em cada caso poderá ser definida a melhor forma de atuação.

A metodologia aplicada pela Axians pode ser dividida em 5 etapas:

 

1. Identificar cenários de trabalho remoto

Nesta primeira fase do levantamento, importa perceber de que forma está implementado o trabalho remoto na organização: se é total ou parcial e quais as regras específicas que foram definidas para a sua execução.

 

2. Categorizar o trabalho remoto

O estudo de levantamento prossegue para identificar a categoria de trabalho remoto em que a organização e os trabalhadores se enquadram. São avaliadas as interações entre os elementos e as tecnologias de suporte, entre outros dados.

 

3. Classificar o tipo de Equipa Virtual

Já numa fase de análise, o objetivo é agora entender, em função do negócio e do modelo de operação da empresa, qual o tipo de Equipa Virtual existente ou pretendido e se será esse o mais adequado às necessidades da organização.

 

4. Analisar a Equipa Virtual

Nesta etapa é avaliada a adequação do tipo de trabalho remoto aos objetivos pretendidos. Verifica-se se a organização está ou não a atribuir a devida importância ao trabalho remoto. Esta análise é feita em duas dimensões:

4.1 Análise qualitativa

É avaliado o contexto organizacional, para o alinhar da melhor maneira com a Equipa Virtual.

4.2 Análise quantitativa

É avaliada a Equipa Virtual, aplicando a framework registada Virtual Distance Index (VDI). O objetivo aqui é analisar 3 dimensões distintas dentro de cada Equipa Virtual:

  • Distância operacional;
  • Distância física;
  • Distância empática.

 

5. Implementar o plano de ação

Com base em toda a informação recolhida e nas avaliações efetuadas é elaborado e apresentado um relatório com as conclusões obtidas e um plano de ação ou roadmap. Este documento reúne as ações macro a concretizar para que a organização possa colmatar as deficiências identificadas no relatório e consiga fazer uma gestão mais eficaz das suas Equipas Virtuais.

 

Como otimizar a Gestão de Equipas Virtuais?

Pouco tempo após a implementação do trabalho remoto, muitas organizações detetam problemas ou alterações negativas nos seus resultados. Um decréscimo na motivação dos colaboradores ou uma diminuição na eficiência das equipas podem ser importantes sinais de alerta.

Depois de perceber a existência de problemas na gestão de Equipas Virtuais não há tempo a perder. Independentemente do tipo de solução escolhida o essencial é agir rapidamente.

Para lidar com estes problemas em tempo útil, as empresas podem optar entre 2 tipos de abordagens. Através de uma solução de consultoria ou avaliação é possível fazer um ponto de situação na empresa para perceber o que pode ser feito para melhorar resultados.

Em alternativa, esta avaliação pode complementar a implementação de novas tecnologias ou ferramentas tecnológicas impulsionadoras da produtividade das Equipas Virtuais.

 

O Sucesso das Empresas depende da Boa Gestão das Equipas

A adoção do trabalho remoto conduziu a um inevitável afastamento entre os colaboradores e as empresas, aumentando a distância virtual. Promover a motivação individual e a continuidade da eficácia das equipas deve ser um esforço comum a todos os elementos da organização.

O sucesso das empresas depende da motivação dos colaboradores, que por sua vez está ligada às responsabilidades, à confiança e à cooperação.

Para manter uma cooperação ativa entre a empresa e os colaboradores há que avaliar o distanciamento virtual e melhorar os pontos necessários para aumentar a produtividade.

 

A Axians disponibiliza soluções de colaboração e de produtividade para apoiar as organizações na otimização da gestão das Equipas Virtuais em trabalho remoto.

Através da sua metodologia própria, são identificados os problemas e apresentadas linhas orientadoras para reduzir os valores de distância virtual entre os colaboradores. Esta atuação vai permitir:

  • Incentivar a confiança;
  • Clarificar papéis e responsabilidades;
  • Promover a cooperação.

Avaliar os problemas é o primeiro passo para encontrar as melhores soluções!  

 

Quer saber mais sobre esta solução?

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Sobre o Autor

Miguel Gonçalves – Business Development Manager na Axians Portugal

  • Licenciado em Engenharia Informática, com pós-graduação em Gestão de Sistemas de Informação
  • Mestre em Gestão de Sistemas de Informação e PhD de Sistemas Informação e Decisão